L’organizzazione di un evento è un momento creativo e stimolante, che richiede tuttavia una capacità di coordinamento e di organizzazione non indifferenti.
Per questo motivo, rivolgersi all’agenzia di organizzazione eventi Nosilence, per esempio, potrebbe rivelarsi una scelta vincente, avvalendosi di esperti del settore che sanno come rendere memorabile una festa di compleanno o una cena aziendale.
Se desideri procedere in autonomia, in questo articolo abbiamo deciso di svelarti i trucchi per realizzare un momento dal sicuro effetto wow, avendo ogni aspetto sotto controllo e un piano B per ogni colpo di scena.
Come organizzare un evento memorabile
– Scegli la location più adatta alle tue esigenze e a quelle degli ospiti
Capita spesso di sognare di organizzare un evento presso una specifica location, ma al momento della sua scelta è molto importante chiedersi se si tratta del posto adatto alle esigenze di tutti.
In primo luogo deve trattarsi di un posto dalla giusta capienza a seconda del numero delle persone, affinché la festa non risulti dispersiva ma nemmeno troppo affollata.
Inoltre, deve essere in linea con la stagione, magari con la possibilità di sfruttare l’esterno se il clima lo consente.
Infine, deve essere idoneo agli addobbi e all’allestimento, creando uno scenario unico e originale.
– Stila una lista degli invitati
Avere una precisa idea di quante persone parteciperanno alla festa è molto importante, in quanto il loro numero determinerà precise scelte per quanto riguarda gli spazi della location e il cibo.
Se si tratta di un evento al quale si spera accorrano in molti, è importante pubblicizzarlo nel modo migliore e renderlo appetibile per una fetta ampia di persone.
Qualche giorno prima dell’evento verifica poi chi saranno coloro che effettivamente verranno, così da avere tutto perfettamente sotto controllo.
– Opta per un allestimento coerente
Non esiste nulla di peggio di un evento nel quale l’allestimento è un miscuglio di stili e dove non si capisce esattamente il tema.
Il suggerimento è pertanto quello di scegliere uno o più colori e di abbinarli in modo coerente, utilizzandoli per tessili, fiori e scritte e cercando di realizzare una composizione originale.
Segui la stessa linea anche per il font degli inviti, sia che siano digitali sia cartacei, facendo già intendere che tipo di carattere avrà l’evento.-
– Scegli l’intrattenimento adatto
A seconda del tipo di evento, scegliere l’intrattenimento giusto è essenziale.
Un matrimonio, ad esempio, vive di più momenti e non è sempre consigliabile prevedere la musica alta, in quanto gli invitati potrebbero gradire la conversazione durante il pasto.
Al contrario, una festa di compleanno può beneficiare di un clima divertente e gioioso, scegliendo una serie di playlist che possano far ballare tutti gli invitati.
In alcuni casi è utile far intervenire degli ospiti con discorsi e spiegazioni, magari se parliamo di una cena aziendale o di una raccolta fondi.
– Dedica particolare attenzione al cibo
Se l’evento prevede un buffet o addirittura un pranzo o una cena serviti, la qualità del cibo dovrebbe essere elevata.
Meglio puntare quindi su poche pietanze ma ben realizzate, sia dal punto di vista del gusto sia estetico, piuttosto che su un menù ampio ma non troppo saporito.
Attenzione alla presenza di persone con particolari esigenze alimentari, che non devono trovarsi nella condizione di digiunare.
Prevedi sempre soluzioni diverse per loro e informati prima se qualcuno è intollerante a determinati cibi.
– Inserisci tutte le informazioni nell’invito
L’invito a un evento deve essere chiaro sia dal punto di vista del raggiungimento della location, sia per quanto concerne ora e data.
Inoltre, se prevedi un dress code particolare, non dimenticare di specificarlo in modo che nessuno si presenti fuori tema e si senta a disagio.